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不動産業の書類は、取引が無くても備えておくものと、取引や管理戸数に応じて増えていくものに分かれます。ここでは前者から並べています。
目次13項目
商い屋 不動産とは
商い屋 不動産は、不動産会社が備え、日々つくる書類だけを集めた専門サイトです。
一般に、この分野の様式は宅建協会などの業界団体か、不動産テックの各社が配布しています。団体のものは会員向け、各社のものはサービスの入口としての配布になります。
商い屋 不動産は、そのどちらにも属していません。協会に入っていなくても使えて、システムの申し込みも要りません。
ポイントはここです。不動産業の書類は、様式まで示されているものと、記載する内容だけが決まっているものが混ざっています。従業者名簿は前者、業務帳簿は後者にあたります。
この違いを知らないまま作ると、示されている様式をわざわざ作り直したり、逆に記載事項が欠けたまま何年も運用したりすることになります。ここでは、その切り分けから並べています。
扱っている区分
商い屋 不動産では、不動産業の書類を業務の流れで6つに分けています。
- 宅建業法の帳簿 — 従業者名簿、業務帳簿、従業者証明書、標識
- 仲介・営業 — 物件概要書、顧客カード、追客と内見の管理
- 契約・重要事項 — 重要事項説明のチェック、契約書、入居申込、敷金の精算
- 賃貸管理 — 入居者名簿、家賃の入金、滞納、契約更新の管理
- 建物・設備 — 物件台帳、建物の点検、鍵の管理、修繕の履歴
- 労務・法定帳簿 — 労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、年次有給休暇管理簿
こんなときに見てください
- 免許を取ったばかりで、事務所に何を備えるのかが分からない
- 立入検査や免許の更新の前に、帳簿の中身を確かめたい
- 管理戸数が増えて、入金と滞納が記憶では追えなくなってきた
- 媒介契約の報告を、いつ誰に出したかが手元に残っていない
おすすめ様式
様式をすべて見る →不動産業の様式が置いてあるサイト
不動産業の様式は、商い屋のほかにもいくつかの場所で配布されています。出どころによって性格がはっきり違うので、先に並べておきます。
| サイト | 置いてあるもの | こんなときに |
|---|---|---|
| 国土交通省 | 賃貸住宅標準契約書をWordとPDFで公開。定期借家・サブリースの版もある | 契約書そのものを最新版で使いたいとき。改訂の経緯まで追えます |
| 全宅連 ハトサポ | 会員向けの契約書式・特約文例集と、Web書式作成システム | 宅建協会に入っているとき。ログインIDが要ります |
| 全日本不動産協会 | 会員向けの契約書類作成システム（ラビーネット） | 全日の会員として契約書式をそろえたいとき |
| スモエク | 不動産営業向けの無料Excelテンプレート集。登録不要 | 諸費用計算書やヒアリングシートなど、営業の道具が欲しいとき |
| bizocean | 不動産・住宅の書式を幅広く収録 | 不動産以外の書式も一緒に探したいとき |
商い屋 不動産はどこにいるか
実務では、契約まわりの書式は協会か国土交通省のものを使い、社内で使う帳簿と管理表は各社が自分で組むという分かれ方をすることが一般的です。契約書は改正への追随が早いものを使うほうが安全で、管理表は自社の運用に合わせたほうが続きます。
商い屋 不動産が置いているのは、後者のほうです。従業者名簿・業務帳簿のように備付けが前提のものと、入居者名簿・家賃の入金管理のように管理で毎日触るものを、記載事項の解説とセットで並べています。
ポイントはここです。契約書そのものは標準契約書か協会の書式、事務所に備える帳簿と社内の管理表は商い屋、という使い分けが分かりやすくなります。
不動産業の書類は、備えるものから決める
一般に、不動産業の書類は「事務所に備えておくもの」「取引ごとに増えるもの」「管理戸数ぶん増えるもの」の3つに分かれます。
このうち事務所に備えておくものから形を決めると、後がぶれません。従業者名簿と業務帳簿は、取引が1件も無くても備えていることが前提の書類だからです。
ポイントはここです。先に決めるのは、取引の件数に関係なく求められるほうです。
- 1 備付け 従業者名簿・業務帳簿・標識
- 2 取引 媒介契約・重要事項説明・契約書
- 3 管理 入居者名簿・家賃入金・滞納
- 4 建物 物件台帳・修繕履歴・鍵
様式が示されているものと、記載事項だけのもの
不動産業の書類は、様式まで示されているものと、記載する内容だけが決まっているものが混ざっています。ここを取り違えると、作り直しの手間が変わります。
様式が示されている
- 従業者名簿
- 宅地建物取引業者票（標識）
- 従業者証明書
記載事項だけが決まっている
- 業務帳簿
- 入居者名簿
- 家賃の入金管理表
- 物件台帳
左側は形をそのまま使うほうが早く、右側は自社の運用に合わせて欄を足せます。右側を独自の形で作ることは広く行われている一方で、記載事項が欠けていると指摘の対象になります。
保存期間から逆算すると、置き場所が決まる
不動産業の書類は、保存期間が書類ごとに違います。期間の長いものほど、年度で閉じてまとめておくと後で探せます。
数え始めの日が書類ごとに違うため、ファイルの背表紙には「いつ閉じたか」を書いておくと、捨ててよい年が分かります。期間は改正で動くことがあるため、最終的な判断は所管の窓口でご確認ください。
媒介契約は、報告の期限から逆算する
不動産業の書類のうち、期限がはっきりしているのが媒介契約まわりです。専任媒介は2週間に1回以上、専属専任媒介は1週間に1回以上、依頼者へ業務の処理状況を報告する形になっています。
レインズへの登録も、専任媒介は契約から7日以内、専属専任媒介は5日以内（いずれも休業日を除く）と定められています。口頭で伝えていても、出した記録が残っていないと説明がつきません。
管理表を1枚持って、契約日から次の報告日を自動で出す形にしておくと、物件が増えても崩れにくくなります。
人を雇っていれば、宅建業法の外にも帳簿がある
不動産業の書類でつまずきやすいのが、宅建業法の従業者名簿と、労働基準法の労働者名簿が別物である点です。名前は似ていますが、根拠も記載事項も違います。
従業者名簿を備えていても、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿は別に整える形になります。人を1人でも雇っていれば、規模にかかわらず作成が求められる書類です。
賃貸と売買で、増える書類が違う
不動産業の書類は、扱う取引によって増える場所が変わります。同じ会社でも、賃貸の管理が伸びているときと、売買の仲介が伸びているときでは、先に手が回らなくなる書類が違います。
賃貸で増えるもの
- 入居者名簿
- 家賃の入金・滞納の管理
- 契約更新の管理
- 原状回復の説明
売買・仲介で増えるもの
- 物件概要書
- 媒介契約の管理
- 重要事項説明のチェック
- 顧客カード・追客
賃貸は同じ書類が戸数のぶんだけ増えるため、1件あたりの手間を削る形が効いてきます。売買は件数が少ないぶん、1件ごとの確認の抜けが痛くなるため、チェックリストの形が向いています。
どちらから整えるか迷ったときは、いま件数が増えているほうから手を付けると、効果が早く出ます。
立入検査と免許の更新から逆算する
不動産業の書類は、確かめられる場面がはっきりしています。立入検査と、5年ごとの免許の更新です。ここから逆算すると、日ごろ何を残しておけばよいかが決まります。
立入検査で最初に見られるのは、事務所に備えているもの、つまり従業者名簿・業務帳簿・標識です。この3つは、取引の実績と関係なく揃っている前提の書類です。
そのうえで、帳簿の内容と契約書が食い違っていないかを見られます。帳簿は取引のたびに書く形にしておくと、後からまとめて書き起こす作業が要らなくなります。
事務所の掲示物も、書類の一部として見られる
見落としやすいのが掲示物です。宅地建物取引業者票（標識）と報酬額の掲示は、事務所ごとに求められます。
移転や商号の変更のあとに、古い内容のまま貼られていることがあります。書類を点検するときに壁の掲示も一緒に見るという順序にしておくと、更新のときに慌てずに済みます。
不動産業の書類を、最初の1か月で決める
不動産業の書類は、全部を一度に整えようとすると途中で止まります。順番をつけると、1か月でも形になります。
| 週 | 決めること |
|---|---|
| 1週目 | 従業者名簿・業務帳簿・標識をそろえ、事務所に備える |
| 2週目 | 媒介契約と業務処理状況報告の管理表を1枚にする |
| 3週目 | 入居者名簿と家賃入金管理表を、部屋番号でつながる形にする |
| 4週目 | 保存期間ごとにファイルを分け、背表紙に閉じた日を書く |
ポイントはここです。同じ情報を2か所に書かない形にできると、更新が続きます。入居者名簿と家賃の管理表が部屋番号でつながっていれば、退去や更新のたびに両方を書き直す手間が消えます。
不動産業の書類について、よくある疑問
自社で作った様式を使ってもよいのか
不動産業の書類は、様式が示されているものと、記載する内容だけが決まっているものに分かれます。業務帳簿や社内の管理表は、記載事項を満たしていれば自社の形で問題になりにくい領域です。
一方で、従業者名簿や標識のように様式が示されているものは、示された形をそのまま使うほうが早く、確認も通りやすくなります。
帳簿はいつ書くのか
業務帳簿は、取引のあったつど書く形が求められています。月末にまとめて書き起こすと、契約書の日付と食い違うことが出てきます。
日々の入力を1行ずつ足していける形にしておくと、後から並べ替えるだけで年度の閉鎖ができます。
Excelで保存してもよいのか
電磁的な方法での保存が認められている書類もあります。その場合でも、求めがあったときに内容を示せる状態にしておくことが前提になります。
ファイルを1か所にまとめ、年度ごとにフォルダを分けておくと、印刷して出す場面でも慌てずに済みます。細かい取り扱いは、免許を受けている行政庁の案内でご確認ください。
迷ったときの確認先
不動産業の書類は、根拠が宅建業法・借地借家法・労働基準法と分かれています。どこに聞けばよいかを先に持っておくと、止まりません。
| 確かめたいこと | 見る先 |
|---|---|
| 帳簿の記載事項と保存期間 | 免許を受けている都道府県、または国土交通省の窓口 |
| 契約書の最新版 | 国土交通省の標準契約書 |
| 協会の書式・特約の文例 | 加入している宅建協会（ハトサポ・ラビーネット） |
| 手元に様式が無いとき | 商い屋 不動産のテンプレート（無料・登録不要） |
業務の側から探したいとき
「点検」という業務で横断して探したい場合は点検板、記録・管理の帳票を横断で探したい場合は記録板をご利用ください。
商い屋は業種を軸に、点検板・記録板は業務を軸に整理しています。消防設備やエレベーターの点検のように業種をまたぐものは、業務の側から探したほうが早い場合があります。