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飲食店の書類は、衛生管理として毎日残すものと、経営の数字として残すものに分かれます。ここでは毎日のものから並べています。
目次13項目
商い屋 飲食とは
商い屋 飲食は、飲食店が毎日つくる記録だけを集めた専門サイトです。
一般に、この分野の様式は業界団体の手引書か、自治体の保健所、あるいは飲食店向けサービスの各社から手に入ります。手引書のものは業種別、サービス各社のものは製品の入口としての配布になります。
商い屋 飲食は、そのどれにも属していません。登録も、アプリの申し込みも要りません。
ポイントはここです。衛生管理の記録は、国が一律の様式を定めているわけではありません。求められているのは、計画を立てて、そのとおりにやったことを記録し、保存することのほうです。
だからこそ、欄の作り方で続くかどうかが変わります。ここでは記入例と、その欄が何のために要るのかの解説をセットで置いています。
扱っている区分
商い屋 飲食では、飲食店の書類を営業の流れで5つに分けています。
- 衛生管理 — 衛生管理計画、一般衛生管理、重要管理点、温度、健康チェック、清掃
- 売上・数値管理 — 売上日報、月次の集計、レジ精算
- 食材・仕入 — 発注、検品、棚卸、原価計算、食材ロス
- 店舗運営 — 予約、クレーム対応、開店・閉店の確認、設備点検
- 労務・教育 — シフト、従業員名簿、衛生教育、法定帳簿
こんなときに見てください
- 開業したばかりで、衛生管理の記録を何から始めるか分からない
- 保健所の立入検査を控えていて、計画と記録の抜けを確かめたい
- 記録が続かず、月の途中から白紙になっている
- 原価率が動いた理由を、仕入と棚卸から追えるようにしたい
おすすめ様式
様式をすべて見る →飲食店の様式が置いてあるサイト
衛生管理の様式は、商い屋のほかにもいくつかの場所で配布されています。手引書に沿っているかどうかが分かれ目なので、先に並べておきます。
| サイト | 置いてあるもの | こんなときに |
|---|---|---|
| 日本食品衛生協会 | 小規模な一般飲食店向けの手引書。概要版・詳細版と記録の様式 | 手引書そのものを確かめたいとき。多言語版もあります |
| 東京都 食品衛生の窓 | 食品衛生管理ファイル。計画と記録表をPDF・Excelで配布 | 日付が入った記録表がすぐ欲しいとき |
| 保健所（管轄の自治体） | 立入検査で確認される内容と、地域向けの様式 | 迷ったとき。最初に聞く先です |
| tebiki 現場改善ラボ | HACCPの記録表のExcelテンプレートと解説（メール登録が要ります） | 記録の意味から押さえたいとき |
| bizocean | 飲食・店舗の書式を幅広く収録 | 売上や勤怠まわりも一緒に探したいとき |
商い屋 飲食はどこにいるか
実務では、衛生管理の様式は業種別の手引書か自治体が配る管理ファイルを使う店が多くあります。手引書に自店の様式が載っているなら、それがいちばん確実な選択になります。
商い屋 飲食が置いているのは、手引書の考え方に沿って項目を整理し直したExcelと、売上・原価のように衛生の外にある帳票です。登録もアプリの申し込みも要りません。
ポイントはここです。手引書に様式があるならそれを使い、手元に無いときや欄を組み直したいときに商い屋、という順序にすると迷いません。
飲食店の書類は、計画が先で記録は後
一般に、飲食店の衛生管理は「計画を立てる」「そのとおりに実施する」「記録して保存する」の順で回ります。記録表だけを先に用意しても、何を確認する店なのかが決まっていないと欄が埋まりません。
このため衛生管理計画書から先に作ると、後の記録表が自然に決まります。計画に書いた項目が、そのまま記録の欄になるからです。
ポイントはここです。先に決めるのは、毎日の記録ではなく計画のほうです。
- 1 計画 衛生管理計画書
- 2 手順 一般衛生管理・重要管理の手順書
- 3 記録 毎日の記録表・温度記録
- 4 振り返り 月に一度の確認と見直し
一般衛生管理と重要管理は、分けて持つ
飲食店の記録は、大きく2つに分かれます。店として毎日やること（一般衛生管理）と、メニューの作り方ごとに温度などを見るもの（重要管理のポイント）です。
一般衛生管理
- 手洗い・健康チェック
- 冷蔵庫の温度
- 器具の洗浄・消毒
- ねずみ・昆虫の対策
重要管理のポイント
- 加熱しないメニュー
- 加熱するメニュー
- 加熱後に冷却・再加熱するメニュー
右側は、メニューを3つに分類してから決めます。分類が決まっていないと、どの温度を測ればよいかも決まりません。手引書はこの分類の考え方を示しているので、自店のメニューを当てはめる形になります。
飲食店の書類は「続く形」にしないと止まる
飲食店の書類でいちばん多いつまずきは、記録が月の途中で白紙になることです。原因は、たいてい書く量が多すぎることにあります。
- 1枚1か月ぶんを1枚に収める
- 記号文章ではなくチェックで残す
- 例外異常があった日だけ文章を足す
異常が無かった日はチェックだけ、何かあった日はその対応まで書く。この形にしておくと、書き残しがある日ほど目立つので、後から埋められます。
保存の期間は法律で一律に決められているわけではなく、手引書では1年程度を目安としているものが多くあります。実際の扱いは、自店が使っている手引書と保健所の案内でご確認ください。
衛生の外にも、毎日出る書類がある
飲食店の書類は、衛生管理だけではありません。売上日報・レジ精算・棚卸・原価計算は、店を続けるための数字が出る書類です。
売上は客数と客単価に分けて残すと、動いた理由がどちらにあるかが分かります。原価は、仕入と棚卸の両方が残っていないと計算できません。どちらか片方だけだと、原価率が動いた理由を追えないままになります。
人が入れ替わるほど、名簿と教育が効いてくる
飲食店の書類でつまずきやすいのが、労務まわりです。人の入れ替わりが多く、従業員名簿と衛生教育の記録が追いつかなくなりやすい業種でもあります。
労働者名簿・賃金台帳・出勤簿は、規模にかかわらず求められる書類です。アルバイトが中心の店でも、雇っていれば作成の対象になります。健康診断と検便の記録も、衛生管理の側で残しておくと立入検査のときに探さずに済みます。
立入検査で見られるのは、計画と記録の一致
飲食店の書類は、記録の量よりも、計画と記録が合っているかを見られます。計画に「毎日、冷蔵庫の温度を測る」と書いてあるのに記録が週に一度しかない、という状態がいちばん説明しにくくなります。
- 衛生管理計画書があるか はい記録表へ いいえまず計画から作る
- 計画に書いた項目が記録表にあるか はい記録の頻度を確認 いいえ欄をそろえる
- 記録が計画どおりの頻度で残っているか はい振り返りへ いいえ頻度を実態に合わせて計画を直す
実態に合わない計画は、直してよい。記録が飛ぶより実態に寄せるほうが説明できる
ポイントはここです。計画は直せます。書いたとおりにできない頻度なら、計画のほうを実態に寄せるほうが続きます。守れない計画を掲げて記録が飛ぶより、説明がつく形になります。
アルバイトが中心でも回る形にする
飲食店の書類は、社員だけで回すものではありません。実際に手を動かすのはアルバイトであることが多く、誰がやっても同じ記録になる形にできているかで結果が変わります。
| つまずく形 | 続く形 |
|---|---|
| 気づいた人が書く | 開店・閉店の担当が書く（当番制） |
| ノートに自由記述 | チェック欄と数値の欄に分ける |
| 事務所の奥に置く | 記録する場所のすぐ横に置く |
| 月末にまとめて確認 | 締めのときに担当が目視で確認 |
置き場所を変えるだけで続くようになることがあります。冷蔵庫の温度記録は冷蔵庫の横、手洗いの記録はシンクの横という形にすると、書きに行く手間が消えます。
衛生教育の記録は、採用のたびに残す
人の入れ替わりが多い店ほど、衛生教育の記録が効いてきます。入った日に何を説明したかが残っていると、後から確認するときに探さずに済みます。
内容は難しくなくてかまいません。手洗いの手順、体調が悪いときの申し出、まな板と包丁の使い分け。説明した日付と、受けた人の名前が残っていることに意味があります。
数字の書類は、続けるほど価値が出る
飲食店の書類のうち、売上日報と原価計算は、法令で求められているものではありません。それでも先に形を決めておくと、後から効いてきます。
1日の売上を客数と客単価に分けて残しておくと、売上が落ちたときに、来店が減ったのか、単価が下がったのかが分かります。原価は、仕入と棚卸を月ごとにそろえておくと、値上がりの影響がどのメニューに出ているかを追えます。
どちらも、1年ぶん貯まってはじめて意味が出る書類です。去年の同じ月と比べられる状態になると、季節の波と、店の変化を分けて見られるようになります。
飲食店の書類について、よくある疑問
記録は手書きでもよいのか
手書きでもかまいません。紙のほうが厨房で書きやすいという店も多くあります。大事なのは形式ではなく、計画に書いた項目が、決めた頻度で残っていることのほうです。
アプリを使う場合も、電源や通信が切れた日に紙で残せる形を用意しておくと、記録が飛びません。
記録は何年残すのか
保存の期間は、法律で一律に決められているわけではありません。手引書では1年程度を目安としているものが多くあります。
月ごとに束ねて、表紙に年月を書いておくと探せます。実際の扱いは、自店が使っている手引書と、管轄の保健所の案内でご確認ください。
個人店でもHACCPの対応は要るのか
規模にかかわらず、食品を扱う営業では衛生管理の計画と記録が求められる形になっています。小規模な営業では、業種別の手引書に沿って進める方法が示されています。
一人で切り盛りしている店では、書く量を減らすことがそのまま続けやすさになります。チェックだけで済む欄と、何かあった日に書く欄を分けておくと、営業中でも手が止まりません。
迷ったときの確認先
飲食店の書類は、業種別の手引書と、管轄の保健所の案内が基準になります。どちらも無料で手に入るため、先に見ておくと作り直しが減ります。
| 確かめたいこと | 見る先 |
|---|---|
| 自店の業種の手引書 | 日本食品衛生協会、業界団体のページ |
| 立入検査で見られる範囲 | 管轄の保健所 |
| すぐ使える記録表 | 東京都の食品衛生管理ファイルなど、自治体の配布 |
| 手元に様式が無いとき | 商い屋 飲食のテンプレート（無料・登録不要） |
業務の側から探したいとき
「点検」という業務で横断して探したい場合は点検板、記録・管理の帳票を横断で探したい場合は記録板をご利用ください。
商い屋は業種を軸に、点検板・記録板は業務を軸に整理しています。消防設備や厨房設備の点検のように業種をまたぐものは、業務の側から探したほうが早い場合があります。