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介護事業所の書類は、毎日の記録として積み上がるものと、運営指導のときに束ねて出すものに分かれます。ここでは毎日のものから並べています。
目次13項目
商い屋 介護とは
商い屋 介護は、介護事業所が日々つくる記録と、備えておく書類だけを集めた専門サイトです。
一般に、この分野の様式は自治体か、介護ソフトの各社が配布しています。自治体のものは提出用、ソフト各社のものは製品とセットの配布になります。
商い屋 介護は、そのどちらにも属していません。申し込みも、ソフトの導入も要りません。
ポイントはここです。介護の記録は、様式そのものが定められているわけではありません。定められているのは、提供したサービスの内容等を記録して残すこと、そのものです。
だからこそ、欄の作り方で書きやすさが変わります。ここでは記入例と、その欄が何のために要るのかの解説をセットで置いています。
扱っている区分
商い屋 介護では、介護事業所の書類を日々の流れで5つに分けています。
- 介護記録 — ケース記録、業務日誌、入浴・排泄・食事の記録
- 計画・アセスメント — アセスメント、個別機能訓練計画、モニタリング
- 事故・リスク管理 — 事故報告、ヒヤリハット、身体拘束、苦情、避難訓練、委員会
- 健康・服薬 — バイタル、服薬、体重、感染症対策の確認
- 運営・職員 — 利用者台帳、シフト、研修、勤務形態一覧、法定帳簿
こんなときに見てください
- 開設したばかりで、何をどこまで残すのかが分からない
- 運営指導の通知が来て、書類の抜けを確かめたい
- 事故やヒヤリハットの記録が、書く人によってばらついている
- 委員会やBCPの義務化に、書類が追いついていない
おすすめ様式
様式をすべて見る →介護事業所の様式が置いてあるサイト
介護の様式は、商い屋のほかにもいくつかの場所で配布されています。出どころによって、そのまま出せるものと参考にとどまるものが分かれます。
| サイト | 置いてあるもの | こんなときに |
|---|---|---|
| 厚生労働省（運営指導） | 運営指導マニュアルと、サービス種別ごとの確認文書の一覧 | 何を見られるかを先に知りたいとき。準備の逆算に使えます |
| WAM NET | 介護サービス計画書の標準様式と、関連する通知 | 計画書の様式を出どころから確かめたいとき |
| 自治体（指定権者）のページ | 事故報告書・変更届・加算の届出など、提出物の様式 | 提出するもののとき。自治体の様式が最優先です |
| 楽すけ | デイやグループホーム向けのバイタル表などをExcel・PDFで配布 | サービス種別に合った表がすぐ欲しいとき |
| 全国社会福祉協議会 | 居宅サービス計画ガイドラインのアセスメント様式 | アセスメントの様式を無料で使いたいとき |
商い屋 介護はどこにいるか
実務では、提出物の様式は自治体から、計画書の様式は厚生労働省の標準様式から、日々の記録の様式は介護ソフト各社から手に入れることが一般的です。ソフト各社のものは製品の入口としての配布で、内容そのものは実務に沿ったものが多くあります。
商い屋 介護が置いているのは、そのうち日々の記録と、事業所に備える指針・規程のほうです。ソフトの申し込みは要らず、Excelのまま欄を組み替えられます。
ポイントはここです。自治体に出すものは自治体の様式、事業所の中で回すものは商い屋、という分け方にすると迷いません。
介護事業所の書類は、毎日書くものから決める
一般に、介護事業所の書類は「毎日書くもの」「利用者ごとに更新するもの」「事業所として1つ持つもの」の3つに分かれます。
このうち毎日書くものから形を決めると、後の集計が楽になります。介護記録の粒度が決まれば、事故報告やヒヤリハットに書く内容もそろってきます。
ポイントはここです。先に決めるのは、書く回数が多いほうです。
- 1 毎日 介護記録・バイタル・提供記録
- 2 随時 事故報告・ヒヤリハット・苦情
- 3 毎月 委員会・研修・モニタリング
- 4 年単位 指針・規程・BCP・訓練
計画と記録は、一続きで見られる
介護事業所の書類は、計画・実施・振り返りが1本につながっているかどうかを見られます。計画に書いていないことを実施していたり、実施の記録が無いまま計画だけが更新されていたりすると、説明がつきにくくなります。
計画の側
- アセスメント
- 個別機能訓練計画書
- モニタリング記録
記録の側
- 介護記録（ケース記録）
- サービス提供記録
- バイタル記録
片方だけを整えても、つながっていなければ整ったことになりません。テンプレートの欄を、計画の項目と同じ言葉にそろえておくと、転記のときに迷いが減ります。
介護事業所の書類は「完結の日から」数える
介護事業所の書類は、保存期間の数え始めが「完結の日から」になっている点が特徴です。作成した日ではありません。
- 2年国の基準（完結の日から）
- 5年条例で延ばしている自治体が多い
- 完結日数え始めは作成日ではない
自治体の条例で5年としているところが多くあります。迷ったときは、長いほうに合わせて置いておくと後で困りません。実際の年数は、指定権者の条例でご確認ください。
事故の記録は、書く順番を決めておく
介護事業所の書類のうち、いちばん急いで書くのが事故報告です。急いでいるときほど、書く順番が決まっているかどうかで差が出ます。
- けが・急変があったか はい事故報告へ いいえヒヤリハットへ
- 受診・入院に至ったか はい市町村への報告を確認 いいえ事業所内の記録で保管
- 家族へ連絡したか はい連絡の時刻と相手を記録 いいえ先に連絡する
迷ったらヒヤリハットとして残す。残っていない記録は後から作れない
ヒヤリハットは、事故に至らなかったものです。数が集まるほど価値が出る記録なので、書く手間が軽い形にしておくと続きます。
事業所として1つ持つ書類が増えている
介護事業所の書類は、近年、事業所として1つ持つものが増えました。虐待防止・身体拘束適正化・感染症対策の委員会と指針、業務継続計画（BCP）と、その研修・訓練の記録です。
これらは作って終わりではなく、開催と実施の記録まで揃って1組になります。年間の予定表を先に作り、実施したら記録を差し込む形にしておくと、期末に慌てずに済みます。
サービス種別で、要る書類が変わる
介護事業所の書類は、サービス種別によって中身が変わります。同じ「記録」でも、訪問と通所と施設では、残す場面が違います。
訪問系で厚くなるもの
- サービス提供記録（利用者宅に置く控え）
- 訪問介護計画
- 移動と時間の記録
通所・施設系で厚くなるもの
- 送迎と入浴の記録
- 勤務形態一覧表
- 委員会・訓練の記録
訪問系は1件ごとに現場が離れているぶん、その場で残せる形にしておかないと後から埋まりません。通所・施設系は人数が多いため、1枚で複数人を追える形のほうが回ります。
テンプレートを選ぶときは、利用者1人あたり何枚になるかで見ると外しにくくなります。
書く人が変わっても、同じ記録になる形にする
介護事業所の書類でよくあるつまずきが、記録の粒度が人によって違うことです。同じ場面でも、書く人によって残る情報が変わると、後から状態の変化を追えなくなります。
| よくある書き方 | 追えるようにする書き方 |
|---|---|
| 変わりなく過ごされる | 食事を8割、水分600mL、日中の傾眠なし |
| 機嫌が悪い | 声かけに返答が少なく、昼食を半分残す |
| 転倒しそうになった | 居室からトイレへ移動中、ふらつきあり。付き添いで対応 |
左は主観、右は事実です。事実を残しておくと、後から見立てを立て直せます。テンプレートの欄名を「食事量」「水分量」「様子」と分けておくと、書く人が変わっても同じ形に落ちます。
事実と、気づいたことを分けて書く
事実だけを並べると、現場が気づいたことが消えてしまいます。そこで、欄を2つに分けておく形が扱いやすくなります。
事実の欄には数値と起きたこと、気づきの欄には「いつもより時間がかかった」といった感覚を書く。分けて残しておくと、家族への説明や、計画の見直しのときにそのまま使えます。
運営指導は、書類の束ではなく流れを見られる
介護事業所の書類は、点で揃っているかよりも、つながっているかを見られます。計画に沿って提供し、記録して、振り返って次の計画に反映する。この一連が追える状態かどうかが判断の材料になります。
準備のときは、書類の種類ごとに集めるのではなく、利用者を数人選んで、その人の書類を時系列で並べてみると抜けが見えます。計画の日付より前の記録に、計画に無いサービスが出ていないか。モニタリングの後に計画が更新されているか。
確認文書の一覧は厚生労働省の運営指導マニュアルに付いています。何を見られるかを先に読んでから逆算すると、準備の量が減ります。
介護事業所の書類について、よくある疑問
記録は手書きとパソコンのどちらがよいか
介護事業所の記録は、どちらでも成り立ちます。判断の分かれ目は、書く場所で書き終えられるかにあります。
ベッドサイドで書くならその場で残せる紙が扱いやすく、事務所に戻ってから整えるならExcelや介護ソフトのほうが集計まで一本でつながります。両方を併用するときは、二重に書く場所が出ないように欄を分けておくと続きます。
記録は何年残すのか
国の基準では、完結の日から2年とされています。自治体の条例で5年としているところが多いため、指定権者の条例を見て長いほうに合わせると後から困りません。
数え始めが作成日ではなく「完結の日」である点も、期間と同じくらい間違えやすい部分です。
事故はどこまで市町村に報告するのか
報告の範囲は自治体によって示されている内容が違います。けがの程度や受診の有無で線が引かれていることが多く、迷う場面では担当課に確認するのが早くなります。
手元の事故報告書は、報告した・しないにかかわらず同じ形で残しておくと、後から傾向を見られます。
迷ったときの確認先
介護事業所の書類は、国の基準と自治体の条例の両方が関わります。どちらを見るかで答えが変わるため、先に整理しておくと迷いません。
| 確かめたいこと | 見る先 |
|---|---|
| 何を見られるか | 厚生労働省の運営指導マニュアルの確認文書一覧 |
| 記録の保存年数・事故報告の範囲 | 指定権者（都道府県・市町村）の条例と案内 |
| 計画書の標準様式 | WAM NET の様式と関連通知 |
| 手元に様式が無いとき | 商い屋 介護のテンプレート（無料・登録不要） |
業務の側から探したいとき
「点検」という業務で横断して探したい場合は点検板、記録・管理の帳票を横断で探したい場合は記録板をご利用ください。
商い屋は業種を軸に、点検板・記録板は業務を軸に整理しています。消防設備や送迎車の点検のように業種をまたぐものは、業務の側から探したほうが早い場合があります。