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商い屋 製造とは

商い屋 製造は、製造の現場が毎日つくる帳票だけを集めた専門サイトです。

一般に、この分野の帳票は汎用の書式サイトか、生産管理システムの各社が配布しています。汎用のものは数が多く、システム各社のものは製品の入口としての配布になります。

商い屋 製造は、そのどちらにも属していません。申し込みも、システムの導入も要りません。

ポイントはここです。製造業の帳票は、法令で様式が定められているものがほとんどありません。決まっているのは、労働安全衛生法まわりの一部の記録と、その保存期間です。

裏を返すと、様式が自由なぶん、欄の作り方で現場の負担が変わります。ここでは記入例と、その欄が何のために要るのかの解説をセットで置いています。

扱っている区分

商い屋 製造では、製造業の帳票を現場の流れで6つに分けています。

• 生産管理 — 作業日報、生産計画、工程管理、段取り替え
• 品質管理 — QC工程表、検査成績書、不適合品、是正処置、4M変更
• 設備・保全 — 設備点検、保全記録、金型・治工具の台帳
• 在庫・購買 — 在庫管理、受入検査、棚卸、発注管理
• 安全衛生 — ヒヤリハット、危険予知、安全パトロール、定期自主検査
• 労務・法定帳簿 — 労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、健康診断個人票

こんなときに見てください

• 手書きの日報から、Excelに移したいが欄が決まらない
• 取引先の監査や審査の前に、帳票の抜けを確かめたい
• 不適合が出たときの記録が、書く人によってばらついている
• フォークリフトや天井クレーンの検査記録を、探すたびに時間がかかる

製造業の書類は、毎日出るものから決める

一般に、製造業の書類は「毎日出るもの」「ロットや製品ごとに出るもの」「設備ごとに出るもの」の3つに分かれます。

このうち毎日出るものから形を決めると、後の集計が楽になります。作業日報が決まれば工程管理表が決まり、工数の集計から原価が見えるようになります。

ポイントはここです。先に決めるのは、枚数が多いほうです。

1. 1 毎日 作業日報・工程管理
2. 2 ロットごと 検査成績書・不適合品
3. 3 設備ごと 点検・保全・定期自主検査
4. 4 締めごと 在庫・棚卸・発注

自社のための記録と、見せるための記録

製造業の書類は、目的が2つに分かれます。自分たちが判断するために取る記録と、取引先や審査で見せるために取る記録です。

自社のための記録

• 作業日報
• 在庫管理表
• 設備保全記録
• ヒヤリハット

見せるための記録

• QC工程表
• 検査成績書
• 4M変更管理表
• 是正処置報告書

右側は先方の様式が優先されます。左側まで先方に合わせると、現場が書けない帳票になります。分けて持つと、監査のたびに社内の帳票を作り替えずに済みます。

製造業の書類で、法令が決めているのは保存のほう

製造業の書類は様式の定めが少ない一方で、記録の保存期間が決まっているものがあります。数え方は「作成した日から」です。

• 定期自主検査の記録 3年 フォークリフト・クレーンなど
• 特別教育の記録 3年 教育を行った内容と対象者
• 安全衛生委員会の議事録 3年 毎月1回以上の開催
• 健康診断個人票 5年 有害業務では長くなるものがある

期間は作業の内容によって長くなるものがあります。まとめて捨てる前に、対象の作業を確認するという順序にしておくと、後から探せなくなる事態を避けられます。

不適合は、書く順番を決めておく

製造業の書類のうち、書く場面がいちばん急なのが不適合の記録です。急いでいるときほど、順番が決まっているかどうかで差が出ます。

1. 出荷前に見つかったか はい社内の不適合品報告へ いいえ取引先への連絡を先に
2. 同じロットに広がるか はい在庫と仕掛品を止める いいえ該当品だけ隔離
3. 原因が4Mのどれかにあるか はい4M変更管理表を確認 いいえ工程の条件から追う

止める・伝える・調べるの順。調べてから伝えると遅れる

再発防止まで書き切れているかどうかが、是正処置報告書の価値を決めます。処置と対策を分けて書く欄にしておくと、その場しのぎで終わりません。

人を雇っていれば、現場の外にも帳簿がある

製造業の書類でつまずきやすいのが、現場の帳票と法定帳簿が別々に管理されている点です。労働者名簿・賃金台帳・出勤簿・年次有給休暇管理簿は、規模にかかわらず求められます。

現場の帳票が整っていても、この4つが揃っていないと指摘の対象になります。労働者死傷病報告は、近年、電子での提出が原則になりました。控えを手元に同じ形で残しておくと、後から見返せます。

取引先の監査は、帳票のつながりを見られる

製造業の書類は、1枚ずつの出来よりも、追えるかどうかを見られます。出荷した製品から、どのロットで、いつ、誰が、どの条件で作ったかへ戻れる状態になっているかどうかです。

1. 1 出荷 出荷記録・検査成績書
2. 2 ロット 作業日報・工程管理
3. 3 材料 受入検査・在庫
4. 4 設備 点検・保全・4M変更

戻る道が切れるのは、たいてい日報にロット番号が入っていないときです。日報の欄をひとつ足すだけで、後ろの帳票が全部つながるようになります。

帳票を増やす前に、いまある帳票をつなぐ番号があるかを見ると、作る枚数が減ります。

在庫が合わないときは、記録の抜けを疑う

製造業の書類でよくあるつまずきが、在庫の数が合わないことです。原因の多くは、入出庫のどこかで記録が残らなかったことにあります。

ポイントはここです。差異が出たときに、原因を書く欄があるかどうかで、次の月の精度が変わります。合わせるだけで終わると、同じ差異が毎月出ます。

棚卸は、数える前に止める場所を決める

棚卸表は、数える順番よりも「どこで止めるか」を先に決めておくほうが扱いやすくなります。仕掛品を数える範囲と、当日の入出庫を止める時刻を先に決める形です。

決めた内容を棚卸表の表紙に書いておくと、次の期も同じ条件で数えられます。条件がそろっていない棚卸は、前回との比較ができません。

現場が書ける形にしないと、帳票は埋まらない

製造業の帳票は、書く場所が現場です。事務所で作った帳票がそのまま現場で使えないことがあり、そこで記録が止まります。

止まりやすいのは、欄が細かすぎるもの、単位が現場と違うもの、両手がふさがっている工程で書かせるものです。手袋のまま書けるか、立ったまま書けるかまで見て決めると、記録が続きます。

ひとつの目安は、1回の記入が30秒で終わるかどうかです。それを超えるものは、後回しにされて、まとめ書きになります。まとめ書きになった記録は、時刻の意味が消えます。

製造業の書類について、よくある疑問

QC工程表は誰が作るのか

QC工程表は、工程を分かっている人が作るほうが早くなります。品質保証の担当が一人で作ると、現場の実態と違う管理項目が並びやすくなります。

作り方としては、現場で工程を並べてから、各工程で「何を・どう・どのくらいの頻度で見るか」を埋める順序が扱いやすくなります。作った後に現場が見ない表になっていないかが、生きているかどうかの目安です。

日報は紙とExcelのどちらがよいか

書く場所が現場なら紙、集計まで一本でつなぐならExcelという分かれ方が一般的です。紙で書いて後から入力する形も広く行われています。

判断の目安は、入力の手間と、集計で得られるもののどちらが大きいかです。工数から原価を出したいなら、入力の手間をかける価値が出てきます。

定期自主検査の記録は何年残すのか

フォークリフトやクレーンなどの定期自主検査は、記録の保存が3年とされています。特別教育の記録や、安全衛生委員会の議事録も同じく3年です。

対象の作業や物質によって、これより長い保存が求められるものもあります。まとめて処分する前に、対象の作業を確かめる順序にしておくと安全です。

迷ったときの確認先

製造業の帳票は、取引先の要求と法令の要求が混ざります。どちらの都合で作る帳票なのかが分かると、様式を作り替える回数が減ります。

業務の側から探したいとき

「点検」という業務で横断して探したい場合は点検板、記録・管理の帳票を横断で探したい場合は記録板をご利用ください。

商い屋は業種を軸に、点検板・記録板は業務を軸に整理しています。フォークリフトやクレーンの点検のように業種をまたぐものは、業務の側から探したほうが早い場合があります。